2.1 El proceso de gestión de introducción
2.1 El proceso de gestión de introducción
La gestión de proyectos ha sido reconocida como una profesión independiente, que se ubica dentro de la estructura de una organización, con técnicas y herramientas, habilidades, competencias y procedimientos.
Finalidad de la gestión de proyectos:
Para:
1. Obtener el máximo éxito con nuestro proyecto y que así se beneficien tanto nuestro/s cliente/s como nuestro/s patrocinador/es, nuestros equipos de proyecto y nuestra compañía.
2. Proponer su cierre lo antes posible en caso de predecir fundadamente su inviabilidad, con las herramientas de las que dispondremos y nos dotaremos.
Definición
Es la aplicación del conocimiento, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir con los requisitos del proyecto, balanceando:
• Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidad.
• Las necesidades (requerimientos identificados).
• Los diferentes intereses y expectativas de los stakeholders (o interesados).
Diferencia entre dirigir proyectos y gestionarlos
Dirigir es tener una idea de emplear el poder y/o influencia para que se lleve a cabo.
Gestionar seria hacer realidad esa idea, llevando a cabo los trabajos necesarios para ello.
Gerente de proyectos
¿Cuál sería tu posición en la empresa? Ese es el planteamiento que nos debemos hacer para poder cumplir con las expectativas depositadas en nosotros con éxito. Hay que tener en cuenta las palabras en ingles proyect manager en su traducción al castellano, se utilizan para definir tanto al DIRECTOR de proyectos como al GESTOR de proyectos.
• Planificar: organizar el proyecto.
• Hacer: administra los recursos
• Revisar: planifica las fases del proyecto.
• Actuar: establece el ciclo de vida del proyecto.
Si nos paramos a observar en un primer momento a las organizaciones, tienen que estar continuamente adaptándose a las nuevas y cambiantes situaciones de mercado cuyo entorno operacional se vuelve cada vez mas global, exigente y competitivo, o sea, “hacer más con menos y por menos”. Esto hace que estén obligadas a innovar continuamente y responder rápidamente a ese entono. ¿Como pueden lograr ese objetivo? ¿Con que estrategia? Pues cono una gestión de proyectos.
Empresa: Beneficios potenciales al gestionar proyectos
• Mantiene a las empresas en mercado, pues son un motor de cambio al permitir aprovechar las nuevas oportunidades que se brindan.
• Mejora del soporte, desde el punto de vista de proyectos, a las nuevas oportunidades.
• Maximiza las capacidades creativas e innovadoras de la organización.
• Mejora del rendimiento, tanto de la organización como de los equipos de trabajo.
Gestor: Beneficios potenciales al gestionar proyectos
• Reconocimiento de la gestión de proyectos con una profesión.
• Fuente de futuros líderes de la organización.
• Alta visibilidad de los resultados de los proyectos.
• Alta visibilidad de las capacidades de la organización.
• Oportunidades de crecimiento personal y profesional.
• Incrementar la propia reputación y aumentar su red de influencia.
• Adquirir habilidades y experiencias exportables a otras aventuras personales.
Definición
Es un esfuerzo temporal emprendido para crear un único producto, servicio o resultado.
No debemos confundirnos con lo que se denomina la “declaración de trabajo”, que es una descripción narrativa de los productos o servicios que serán suministrados por el producto bajo contrato
Características básicas de un proyecto:
• Temporal
• Único
• Elaboración progresiva
¿Qué es un proyecto?
Proyecto
• Temporal.
• Progresivo.
• Esfuerzo que requiere recursos.
• Resultado único.
El objetivo fundamental del proyecto
Las siguiente que debemos hacer es: ¿cuál es el objetivo fundamental de un proyecto? Recordemos la definición: Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un único producto, servicio o resultado
Desde la perspectiva del cliente:
• Cuando hablamos del cliente nos referimos a la persona, organización o compañía que ha encargado el producto o servicio. El cliente podrá ser interno o externo a nuestra organización.
• El usuario es el que usara (perdón por la redundancia) el producto o servicio.
• El usuario final o el cliente que nos ha demandado este producto o servicio querrán que el producto o servicio satisfaga las funcionalidades para las que ha sido creado y que previamente se definieran durante la vida del proyecto. Es decir, que el producto o servicio tengan calidad y cumpla con los requerimientos y/o especificaciones definidas.
• En el caso de que el proyecto tenga diferentes entregables se consensuara la lista prioridades de estos.
• El carácter de temporal se refiere también a tener listo el producto o servicio para una determinada fecha de acuerdo con el usuario con el usuario final o con el cliente.
Hay otro componente muy importante y es nuestra compañía:
• Nuestra organización tiene recursos limitados tanto humanos como económicos y esto hace que quiera que limitemos el gasto ocasionado en la ejecución del proyecto.
• O si el proyecto esta relacionado con una venta, querrá obtener un porcentaje de beneficio determinado, por lo que el costo estar directamente limitado por el precio de venta al cliente, y por dicho porcentaje de beneficio.
En ambos casos el proyecto estará dotado de un presupuesto previamente acordado.
Operaciones y proyecto
Todas las organizaciones realizan “trabajos” para lograr un conjunto de objetivos. Estos trabajos se clasifican en proyectos y operaciones, en algunos casos se pueden superponer.
Características comunes
Podemos decir que operaciones y proyectos tienen en común:
• Son realizados por personas.
• Están condicionados por la limitación de recursos.
• Tienen que ser planificados, ejecutados y controlados.
• Y los dos tipos de trabajos son procesos.
¿Cuál es la diferencia básica?
La diferencia básica estriba en:
• Las “operaciones” son continuas y repetitivas.
• Los “proyectos” son temporales y únicos.
¿Qué es un plan de proyecto?
Este es un termino que debido a su importancia lo vamos a definir nada mas comenzar el libro.
Definición:
Un plan de proyecto se compone de todo lo que hay que llevar a cabo para realizar el proyecto y obtener el producto o servicio comprometido. Normalmente será un conjunto de documentos, pero lo que nos tiene que quedar claro es que NO es el cronograma de las actividades del proyecto o, mejor dicho, incluye al cronograma y a otros muchos documentos.
¿De qué documentos se pueden componer?
• Plan de gestión de proyecto.
• Plan de comunicaciones.
• Plan de gestión de riesgos.
• Plan de escalación / crisis.
• Plan de seguridad.
• Plan de calidad.
• Plan de formación.
• Plan de transmisión.
• Plan de control de cambios control de configuración.
• Plan de gestión del ciclo de vida.
• Plan de financiero.
• Plan de despliegue.
• Plan de documentación.
• Plan de hardware
• Plan de software
• Plan de instalación
• Plan de subcontratación
• Plan de integración
• Plan de pruebas y aceptación
• Plan de formación del cliente
Metodología del proyecto
¿De dónde obtenemos gran parte de esa información?
El PMI
El instituto de gestión de proyectos es la asociación internacional sin animo de lucro, que esta liderando en el mundo la creación de la profesión de proyect manager y desarrollando el cuerpo de conocimiento de la gestión de proyectos (a través de estándares como el PMBOK).
La principal fuente de conocimiento del PMI son las asociaciones distribuidas por distintos países. Tiene alrededor de 306,980 miembros en más de 170 países, en activo y aplicación la filosofía de la dirección/gestión de proyectos a los nuevos desafíos de los negocios y la industria.
(PMI): www.pmi.org
La participación como miembro activo nos permite a los profesionales tener a nuestra disposición todo el conocimiento, lecciones aprendidas, y mejores prácticas en gestión de proyectos, así como la posibilidad de participar como voluntarios en los equipos de trabajo que día a día están trabajando para el futuro de la profesión.
La metodología recomendada por el PMI es el PMBOK edición 2017 (Project Management Body Of Knowledge), y será la base del presente libro.
Metodología
Comencemos por estudiar la metodología, sin perder de vista que su fin es aplicarla para ayudarnos a gestionar todo el conjunto de actividades (ciclo de vida), necesarias para obtener el objetivo del proyecto.
Metodología y método
Método: Serie de pasos que, organizativa y conceptualmente, nos permiten llegar a una solución. Seria sinónimo de procedimiento.
Metodología: Originalmente se refería al estudio de los métodos científicos y técnicos. N nuestro libro, cuando hablamos de metodología, nos estaremos refiriendo al concepto de “sistema de prácticas, técnicas, procedimientos y normas utilizados por quienes trabajan una disciplina”.
Beneficios de una metodología común
Beneficios del empleo de una metodología:
Definir de forma coherente los objetivos y el alcance del proyecto.
• Facilitar la comunicación dentro del equipo de trabajo gracias al vocabulario común que genera.
• Realizar estimaciones mas realistas sobre el esfuerzo, plazo y coste del proyecto, pues se basan en la experiencia de los miembros del equipo de proyectos y en las bases de datos históricas sobre lecciones aprendidas de la organización.
• Hacer una monitorización eficaz del alcance del proyecto.
• Posibilitar el acceso a la información del estado del proyecto al resto de la organización.
• Permitir la incorporación rápida y flexible de los otros componentes al equipo, al conocer de antemano la metodología.
• Asegurar una coherencia a la hará de definir tareas a los diferentes miembros del equipo.
• Aprovechar las lecciones aprendidas de otros proyectos, para maximizar aquello que fue positivo y minimizar lo que fue negativo.
• Posibilitar nuestra adaptación a las condiciones cambiantes y restrictivas del mercado de una forma eficaz y rápida, al trabajar todos dentro de los mismos parámetros (grado de madurez).
El empleo de la metodología
El éxito o el fracaso de los proyectos no depende de la toma de grandes decisiones puntuales al estilo de las películas de cine ¿, sino en como día a día se van tomando pequeñas decisiones que sirven para corregir las pequeñas desviaciones y mantener al proyecto dentro del plan definido.
El uso de una metodología estándar (estándar no significa que sea inflexible o fija), y que, además reconocida internacionalmente por la gran mayoría de los profesionales de la gestión de proyectos, nos permitirá pasar de una…
Profesión “accidental” a una… “carrera profesional”, con un cuerpo de conocimiento especifico, unas habilidades y unas competencias obligatorias, y una certificación académica.
